Zgorzelec  19.05.2020 r.

 Zapytanie ofertowe/rozeznanie rynku

Dotyczy: zapewnienia bazy noclegowej dla  uczestników
  projektu:

" Powrót” nr WND-RPDS. 09.01.02-0039/19

w ramach  Działania 9.Włączenie społeczne 9.1Aktywna integracja.

–  nocleg i wyżywienie dla uczestników szkoleń

 [Kod CPV: 55000000-0 - Usługi hotelarskie i restauracyjne]

- wynajem sali szkoleniowej

  [kod CPV: 55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji]

1.      Zamawiający:

Fundacja Integracji Społecznej „ABRAMIS”

59-900 Zgorzelec

ul. Brzozowa 10/2

NIP 615 -198 -35-35

2.      Opis przedmiotu zamówienia:

I.     Przedmiotem zamówienia:

Zapewnienie bazy noclegowo  uczestników projektu na terenie woj. Wielkopolskiego   w czasie 4-dniowego pobytu  w terminie 23-26  lipca  2020r.

1.1     Zapewnienie 3 noclegu dla 30 osób (uczestników projektu ) podczas jednego pobytu. 10 pokoi 2 os. , 4 pokoje 3 osobowe.

1.2     Zapewnienie wyżywienia ( śniadanie, obiad, kolacja ) dla 30 osób   podczas  pobytu. Wyżywienie od obiadu 23 lipca do śniadania w dn. 26 lipca  

II.  Standard:

Hotel  co najmniej 2-gwiazdkowy.  

Zakwaterowanie uczestników odbywa się natychmiast po przyjeździe bez czekania na rozpoczęcie doby hotelowej, sprzątania itd. W przypadku dysponowania ofertą SPA (basen, sauna, jakuzzi, itd. ) nieodpłatne udostępnienie wszystkim uczestnikom szkolenia.

III.        Struktura bazy noclegowo-szkoleniowej:

 Wykonawca zapewnieni nieodpłatne korzystanie przez uczestników szkoleń z miejsc parkingowych. Zakwaterowanie w pokojach hotelowych  dwuosobowych  trzyosobowych. Nie dopuszcza się zakwaterowania w domkach. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie, z zachowaniem zasady, że w pokoju dwuosobowym kwaterowane będą osoby tej samej płci. Dla trenerów wymagany jest pokój jednoosobowy. W pokojach hotelowych oraz na terenie całego obiektu uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu.

Pokoje muszą być wyposażone we własną łazienkę, ręczniki, telewizor.  

IV.    Obsługa gastronomiczna:

W trakcie dwudniowego  pobytu:

Śniadanie (3), obiady (3), kolacja (3) oraz w trakcie szkolenia serwis kawowy, w tym:  

- Śniadania w formie bufetu - 2 dania i napoje (co najmniej jedno na ciepło, napoje zimne i gorące –   kawa, herbata) oraz pieczywo (jasne, ciemne, bułki), sałatki, warzywa, wędliny (różne rodzaje), sery (różne rodzaje), jogurty, dżemy, mleko, itd.

- Obiad – 3 dania (zupa, danie główne, deser, soki, woda) – dania obiadowe nie mogą się powtarzać w czasie jednego pobytu.   

-  Kolacji w formie bufetu –  (co najmniej jedno danie na ciepło, napoje zimne i gorące – kawa, herbata, soki) oraz pieczywo (jasne, ciemne, bułki), sałatki, warzywa, wędliny (różne rodzaje), sery (różne rodzaje), jogurty, dżemy, mleko.

Ewentualna zmiana liczby osób i struktury pokoi zostanie Zamawiającemu dostarczona na 3 dni przed planowanym przyjazdem.  W przypadku mniejszej liczby osób niż wynika z zamówienie, koszt zostanie proporcjonalnie obniżony do liczby osób.

3.      Uprawnienia Wykonawcy

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:

a)         posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

b)        posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny niezbędny do wykonania zamówienia,

c)         znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

4.      Kryteria wyboru ofert

1.      Cena usługi – 100 % kryterium

2.      Możliwa zaliczka w wys. do 30 % na 21 dni przed przyjazdem grupy.

3.      Odległość od Lichenia Starego nie większa niż 20 km.

4.       Zapłata za pobyt w terminie do 21 dni od zakończenia pobytu na podstawie faktury.

5.      Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

1)      Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2)      Ofertę składa się w języku polskim, w formie pisemnej wypełniając:

a)   Załącznik 1: Formularz ofertowy;

b) Załącznik 2: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych   Wykonawcy z Zamawiającym;

c) Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnianiu uprawnień Wykonawcy zgodnie z ofertą.

d) Dodatkowo do oferty należy dołączyć Wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub aktualny odpis z KRS (nie starszy niż 6 miesięcy).

e) Decyzję właściwego Wojewody o kategorii hotelu.

3)      Oferta Wykonawcy oraz załącznik muszą być podpisane przez Wykonawcę.

4)      Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wycofać swoją ofertę. Wycofanie powinno być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert.

5)      Wykonawca nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert.

6)      Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.

6.      Forma, miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w postaci pisemnej do dnia  15  czerwca 2020 roku do godz. 24:00, osobiście lub pocztą (wiążąca jest data wpływu oferty do biura  Fundacji.) na adres:

Fundacja Integracji Społecznej „ABRAMIS”

59-900 Zgorzelec

Ul. Brzozowa 10/2

lub mailem na adres:  fis.abramis@wp.pl

7.      Unieważnienie postępowania:

1)      Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli złożone oferty są wadliwe i usunięcie tych wad nie jest możliwe.

2)      Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, bez podawania przyczyny.

3)      Zleceniodawca nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, zgodnie z opisem zamieszczonym w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach  RPO.

8.      Osoba do kontaktów:

 Marek Jarząb – 691 565 491,  fis.abramis@wp.pl

9.      Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

 Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego ( www.fundabramis.pl.tl) w terminie do 7 dni od wyboru Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia negocjacji ceny z Wykonawcą składającym ofertę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, jeżeli zaproponowana przez Wykonawcę cena przekracza kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie również prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w sytuacji nie osiągnięcia porozumienia w wyniku negocjacji.

10.  Jednocześnie Wykonawca oświadcza, że nie podlega /podlega* wykluczeniu z postępowania na wyłonienie Wykonawcy - nie jest / jest* powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, a w szczególności: uczestniczy/nie uczestniczy* w  Fundacji Integracji Społecznej ABRAMIS jako wspólnik lub akcjonariusz, posiada/nie posiada* co najmniej 10% udziałów lub akcji, pozostaje/nie pozostaje* z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego/jej bezstronności.

Wykaz załączników:

1)        Załącznik nr 1:Formularz oferty

2)        Załącznik nr 2: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym;

3)       Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnianiu uprawnień Wykonawcy zgodnie z ofertą.

Załącznik nr 1

Formularz Oferty

Imię Nazwisko wykonawcy/ nazwa firmy: ………………………………………..................................

Adres: …...........................................................................................................................................

Tel./fax: …………………………………………………………………………………………………….

………………………….……..

       Podpis wykonawcy

Załącznik nr 2

Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym

ZAMAWIAJĄCY:  Fundacja Integracji Społecznej ABRAMIS , 59-900 Zgorzelec, ul. Brzozowa 10/2

WYKONAWCA:

  oświadcza, że nie podlega /podlega* wykluczeniu z postępowania na wyłonienie Wykonawcy - nie jest / jest* powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, a w szczególności:

1. uczestniczy/nie uczestniczy*  . jako wspólnik lub akcjonariusz
2. posiada/nie posiada*   co najmniej 10% udziałów lub akcji
3. pozostaje/nie pozostaje* z Zamawiającym   w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego/jej bezstronności.

………………………………………….                                                               …………………………………

Miejscowość, data                                                                                                                     podpis Wykonawcy

W związku z powyższymi okolicznościami Wykonawca

 …………………….………………………..……………………………...…………………… nie podlega/ podlega* wyłączeniu z niniejszego postępowania.

………………………………………….                                                                       …………………………………

Miejscowość, data                                                                                                          podpis Zamawiającego

* - niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 3

…………………………………………..…

…………………………………………………

…………………………………………………

Nazwa i adres Wykonawcy

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że:

·         posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

·         posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny niezbędny do wykonania zamówienia,

·         znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

…………………………………

   Data i podpis Wykonawcy