Zgorzelec  24.05.2021  r.

 Zapytanie ofertowe/rozeznanie rynku

Dotyczy: zapewnienia bazy noclegowo-szkoleniowej dla  uczestników
w celu realizacji projektu:

"  Swoją drogą ” nr WND-RPDS. 09.01.01-02 -010/19

w ramach  Działania 9.Włączenie społeczne 9.1Aktywna integracja.

–  nocleg i wyżywienie dla uczestników szkoleń

 [Kod CPV: 55000000-0 - Usługi hotelarskie i restauracyjne]

- wynajem sali szkoleniowej

  [kod CPV: 55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji]

1.      Zamawiający:

Fundacja Integracji Społecznej „ABRAMIS”

59-900 Zgorzelec

ul. Brzozowa 10/2

NIP 615 -198 -35-35

2.      Opis przedmiotu zamówienia:

I.     Przedmiotem zamówienia:

Zapewnienie bazy noclegowo – szkoleniowej  uczestników szkoleń na terenie woj. dolnośląskiego  w czasie 3-dniowego pobytu szkoleniowego w terminie 17-19   czerwca  2021

1.1     Zapewnienie 2 noclegów dla 12 osób (uczestników i uczestniczek szkoleń, trenerów oraz  opiekuna grupy) podczas jednego pobytu.  

1.2     Zapewnienie wyżywienia dla 12 osób (uczestników i uczestniczek szkoleń, trenerów oraz  opiekuna grupy ) podczas  jednego pobytu.  

1.3     Zapewnienie sali konferencyjnej bezpośrednio związanej z  przeprowadzeniem  szkoleń

1.4     Przerwy kawowe w sposób ciągły, serwis uzupełniany na bieżąco podczas organizowanych szkoleń.

II.  Standard:

Hotel  co najmniej 2-gwiazdkowy.  

Zakwaterowanie uczestników odbywa się natychmiast po przyjeździe bez czekania na rozpoczęcie doby hotelowej, sprzątania itd. W przypadku dysponowania ofertą SPA (basen, sauna, jakuzzi, itd. ) nieodpłatne udostępnienie wszystkim uczestnikom szkolenia.

III.        Struktura bazy noclegowo-szkoleniowej:

 Wykonawca zapewnieni nieodpłatne korzystanie przez uczestników szkoleń z miejsc parkingowych. Zakwaterowanie w pokojach hotelowych maksymalnie dwuosobowych i jednym trzyosobowych. Nie dopuszcza się zakwaterowania w domkach. Łóżka powinny być oddzielone od siebie i stanowić odrębne posłanie, z zachowaniem zasady, że w pokoju dwuosobowym kwaterowane będą osoby tej samej płci. Dla trenerów wymagany jest pokój jednoosobowy. W pokojach hotelowych oraz na terenie całego obiektu uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu.

Pokoje muszą być wyposażone we własną łazienkę, ręczniki, telewizor. Temperatura w pokojach mieszkalnych powinna być dostosowana do potrzeb uczestników, nie niższa jednak niż 21ºC.

IV.        Sale szkoleniowe:

Sale szkoleniowe dla 15 osób. Sala szkoleniowa powinna być usytuowana w tym samym budynku, w którym zorganizowane będą noclegi. Sala szkoleniowa musi być wyposażona w odpowiednią liczbę stołów i krzeseł, a także właściwe oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej. Sale szkoleniowe powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa, posiadać odpowiednią akustykę i ogrzewanie. Sala powinna być wyposażona w  zainstalowany i gotowy do użycia sprzęt - rzutnik multimedialny, ekran.  W cenę powinno być wliczone korzystanie ze sprzętu multimedialnego oraz tablicy typu flipchart  (z papierem i pisakami). Powinien być zapewniony bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu.

V.  Obsługa gastronomiczna:

W trakcie dwudniowego  pobytu:

Śniadanie (2), obiady (2), kolacja (2) oraz w trakcie szkolenia serwis kawowy, w tym:  

- Śniadania w formie bufetu - 2 dania i napoje (co najmniej dwa dania na ciepło, napoje zimne i gorące –   kawa, herbata) oraz pieczywo (jasne, ciemne, bułki), sałatki, warzywa, wędliny (różne rodzaje), sery (różne rodzaje), jogurty, dżemy, mleko, itd.

- Obiad – 3 dania (zupa, danie główne, deser, soki, woda) – dania obiadowe nie mogą się powtarzać w czasie jednego pobytu. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek  ustalania menu z zamawiającym co najmniej 5 dni przed planowanym przyjazdem.

-  Kolacji w formie bufetu – 2 dania (co najmniej jedno danie na ciepło, napoje zimne i gorące – kawa, herbata, soki) oraz pieczywo (jasne, ciemne, bułki), sałatki (min. 2 rodzaje), warzywa, wędliny (różne rodzaje), sery (różne rodzaje), jogurty, dżemy, mleko.

- Serwis kawowy uzupełniany na bieżąco w godzinach odbywania się zajęć, składający się z: kawy, herbaty (ciepłe napoje – bez limitu), a ponadto wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, dwóch rodzajów soków oraz na osobę: ciasto, ciastka deserowe, owoce.

Ewentualna zmiana liczby osób i struktury pokoi zostanie Zamawiającemu dostarczona na 3 dni przed planowanym przyjazdem.  W przypadku mniejszej liczby osób niż wynika z zamówienie, koszt zostanie proporcjonalnie obniżony do liczby osób.

3.      Uprawnienia Wykonawcy

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy:

a)         posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

b)        posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny niezbędny do wykonania zamówienia,

c)         znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

4.      Kryteria wyboru ofert

1.      Cena usługi – 100 % kryterium

2.      Brak możliwości przedpłaty/zaliczki

3.      Całościowa zapłata za pobyt w terminie do 21 dni od zakończenia szkolenia. Dopuszcza się wydłużenie terminu zapłaty do  otrzymania przez Zamawiającego płatności z  DWUP .

5.      Opis sposobu przygotowania ofert:

W odpowiedzi na zamówienie:

1)      Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2)      Ofertę składa się w języku polskim, w formie pisemnej wypełniając:

a)   Załącznik 1: Formularz ofertowy;

3)      Oferta Wykonawcy oraz załącznik muszą być podpisane przez Wykonawcę.

4)      Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wycofać swoją ofertę. Wycofanie powinno być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert.

5)      Wykonawca nie może wycofać oferty po upływie terminu składania ofert.

6)      Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.

6.      Forma, miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w postaci pisemnej do dnia  05 czerwca 2021 roku, do godz.24.00 osobiście lub pocztą (wiążąca jest data wpływu oferty do biura  Fundacji.) na adres:

Fundacja Integracji Społecznej „ABRAMIS”

59-900 Zgorzelec

Ul. Brzozowa 10/2

lub mailem na adres:  fis.abramis@wp.pl

7.      Unieważnienie postępowania:

1)      Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, jeżeli złożone oferty są wadliwe i usunięcie tych wad nie jest możliwe.

2)      Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, bez podawania przyczyny.

8.      Osoba do kontaktów:

 Marek Jarząb – 691 565 491,  fis.abramis@wp.pl

9.      Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

 Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego ( www.fundabramis.pl.tl) w terminie do 7 dni od wyboru Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia negocjacji ceny z Wykonawcą składającym ofertę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, jeżeli zaproponowana przez Wykonawcę cena przekracza kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie również prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w sytuacji nie osiągnięcia porozumienia w wyniku negocjacji.

10.  Jednocześnie Wykonawca oświadcza, że nie podlega /podlega* wykluczeniu z postępowania na wyłonienie Wykonawcy - nie jest / jest* powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, a w szczególności: uczestniczy/nie uczestniczy* w  Fundacji Integracji Społecznej ABRAMIS jako wspólnik lub akcjonariusz, posiada/nie posiada* co najmniej 10% udziałów lub akcji, pozostaje/nie pozostaje* z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego/jej bezstronności.

Wykaz załączników:

1)        Załącznik nr 1:Formularz oferty

2)        Załącznik nr 2: Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym;

3)       Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnianiu uprawnień Wykonawcy zgodnie z ofertą.

Załącznik nr 1

Formularz Oferty

Imię Nazwisko wykonawcy/ nazwa firmy: ………………………………………..................................

Adres: …...........................................................................................................................................

Tel./fax: …………………………………………………………………………………………………….

………………………….……..

       Podpis wykonawcy

Załącznik nr 2

Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Wykonawcy z Zamawiającym

ZAMAWIAJĄCY:  Fundacja Integracji Społecznej ABRAMIS , 59-900 Zgorzelec, ul. Brzozowa 10/2

WYKONAWCA:

  oświadcza, że nie podlega /podlega* wykluczeniu z postępowania na wyłonienie Wykonawcy - nie jest / jest* powiązany kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, a w szczególności:

1. uczestniczy/nie uczestniczy*  . jako wspólnik lub akcjonariusz
2. posiada/nie posiada*   co najmniej 10% udziałów lub akcji
3. pozostaje/nie pozostaje* z Zamawiającym   w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego/jej bezstronności.

………………………………………….                                                               …………………………………

Miejscowość, data                                                                                                                     podpis Wykonawcy

W związku z powyższymi okolicznościami Wykonawca

 …………………….………………………..……………………………...…………………… nie podlega/ podlega* wyłączeniu z niniejszego postępowania.

………………………………………….                                                                       …………………………………

Miejscowość, data                                                                                                          podpis Zamawiającego

* - niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 3

…………………………………………..…

…………………………………………………

…………………………………………………

Nazwa i adres Wykonawcy

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że:

·         posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

·         posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny niezbędny do wykonania zamówienia,

·         znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

…………………………………

   Data i podpis Wykonawcy